E-Mails bearbeiten

Thema Progress:

E-Mails nehmen einen großen Teil unserer Aufmerksamkeit und unserer ganzen Arbeitsleistung in Anspruch. Sie sind so wichtig, dass wir ihnen einen eigenen Abschnitt widmen. Die hier vorgestellte Methode entlehnt gewisse Grundprinzipien aus dem „Getting Things Done“-Framework von David Allen.

Nach welcher Methode oder welchem Prinzip bearbeiten Sie Ihre E-Mails?

Die hier vorgestellte Methode baut auf einem einfach Prinzip auf:

  • Ziel ist, den Posteingang komplett leer zu bekommen
  • E-Mails werden nur zu vorher bestimmten Zeitpunkten abgerufen, dann ALLE abgearbeitet:
    • Dinge, die unter 2min Zeit beanspruchen werden sofort erledigt (beantwortet, etc.)
    • Dinge, die eine Aufgabe darstellen kommen in einen eigenen Ordner (ACTION).
    • Dinge, die keine Aktion erfordern, die aber in der nahen Zukunft wichtig werden, kommen in einen eigenen Ordner (WARTEN).
    • Dinge, die abgelegt und gespeichert werden müssen, werden archiviert.
    • Alles andere kann gelöscht werden.

Im täglichen Arbeiten können dann Dinge aus dem ACTION-Ordner wie To-Dos behandelt werden. Mails aus dem WARTEN-Ordner können in bestimmten Zeitintervallen kontrolliert werden und werden dann entweder auch zu To-Dos oder archiviert. Diese Struktur gewährleistet einen bewussteren Umgang mit E-Mails im Bezug auf die eigene Aufmerksamkeitsteuerung. Die Methode kann hervorragend mit der Eisenhower-Matrix, dem Batch Processing und der ALPEN Methode kombiniert werden.