Methoden des Zeitmanagements

Thema Progress:

Alle der folgenden Methoden werden wir auszugsweise im Seminar praktisch erarbeiten und üben können. Bitte machen Sie sich im Vorfeld zumindest überblicksartig ein Bild von den einzelnen Methoden.

Mind-Map Kalender

Mind-Maps erfüllen den Zweck, Dinge übersichtlicher darzustellen. So können alle Projekte und Aufgaben, die auf eine einzelne Person zukommen auch übersichtlich in einer Mind-Map thematisch dargestellt werden.

Dabei kann man ganz grob beginnen, um einen Jahresplan in Form einer Mind-Map darzustellen. Daraus kann man dann auf monatliche, wöchentliche und sogar tägliche Planung granular herunter brechen.

Bitte überlegen Sie sich, in welchen Arbeitsbereichen sich so eine Darstellung eignen würde!

ALPEN Methode

Die ALPEN-Methode ist ein Begriff des Zeitmanagements und ist eine Art, seinen Tagesablauf zu planen. Diese Methode (nach Lothar J. Seiwert) verwendet wenige Minuten pro Tag zur Erstellung eines schriftlichen Tagesplans. Die fünf Elemente sind:

  1. Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
  2. Länge schätzen
  3. Pufferzeiten einplanen
  4. Entscheidungen treffen
  5. Nachkontrolle

Aufgaben definieren

Bei diesem ersten Arbeitsschritt werden in Form einer einfachen To-do-Liste, ohne Rücksicht auf die Reihenfolge, die anstehenden Aufgaben für den nächsten Tag zusammengestellt. Dieses sollte im optimalen Fall einen Tag vorher geschehen. Wenn etwas am Vortag nicht erledigt werden konnte, wird dieses auch hier eingefügt.

Länge schätzen

Beim zweiten Arbeitsschritt werden die voraussichtlichen Zeitspannen für jede Aufgabe abgeschätzt. Dabei ist wichtig,

  • dass der Zeitaufwand realistisch eingeschätzt wird, und dass hier Erfahrungen ausgewertet werden
  • dass der voraussichtliche Zeitaufwand nicht zu knapp bemessen wird
  • dass ein Zeitlimit gesetzt wird
  • dass Termine mit genauen Uhrzeiten notiert werden

Pufferzeiten einplanen

Da niemand und kein Arbeitsplatz frei von Störungen von außen und innen ist, sollte man nicht davon ausgehen, dass die für eine Aufgabe veranschlagte Zeit auch hundertprozentig zur Bewältigung der Aufgaben verfügbar ist. Ohne Pufferzeiten einzuplanen, also Reservezeiträume vorzusehen, in denen keinerlei Aktivitäten geplant sind, kommt man nicht aus.

Bei der Planung von Aktivitäten empfiehlt es sich, von folgenden Annäherungswerten auszugehen:

60 % der Zeit kann im Allgemeinen konkret „verplant“ werden

40 % der Zeit dagegen sollte als Zeitpuffer dienen, wobei jeweils die Hälfte der Pufferzeit für unerwartete und spontane Aktivitäten reserviert werden sollten.

Natürlich kann es trotz Anwendung der 60:40-Regel dazu kommen, dass einem die Zeit für die Erledigung bestimmter Aufgaben nicht reicht. Ursache hierfür kann zum Beispiel die Leistungskurve sein. Daher sollten grundsätzlich ausreichend Pausen in einer Tagesplanung nicht fehlen.

Entscheidungen treffen

Auch beim besten Willen: Ohne Weglassen, (Ab-)Kürzen, Schwerpunktsetzung und Delegation von Aufgaben an Andere kommt man meistens in einer vorgegebenen Zeit nicht zum Ziel.

Die wichtigste Aufgabe bei diesem Arbeitsschritt besteht im Setzen von Prioritäten. Dies kann auf verschiedene Art und Weise geschehen. Ob nach Eisenhower, ABC oder einer anderen Planungsart, sollten die Aufgaben betrachtet und konsequent behandelt werden. Auch wenn am Ende des Tages noch Zeit wäre, sollten vorher delegierte Aufgaben nicht selbst erledigt werden. Besser sollte man dieses Wissen in die nächsten Tagesplanungen aufnehmen und dafür mehr „A“-Aufgaben erledigen. Im nächsten Modul werden wir uns detaillierter mit dem Priorisieren von Tätigkeiten auseinandersetzen.

Nachkontrolle

Nicht nur eine Kontrolle der einzelnen Punkte, sondern auch eine Kontrolle der Planung sollte hier erfolgen. Hierbei sollte die Genauigkeit der Planung überprüft werden und ggf. in zukünftige Planungen einfließen. Die erneute Kontrolle aller nicht am Tag bearbeiteten Aufgaben und deren Erfüllungsgrad kann schon eventuell vergessene oder doch nicht ganz erledigte absichern. Offene Aufgaben müssen dann natürlich noch in die Planung für den nächsten Tag aufgenommen werden.

Pomodoro-TechnikDie Pomodoro-Technik ist eine Technik, um eine größere Aufgabe in mehreren kurzen, intensiven Arbeitsblöcken zu bearbeiten.
Die Technik besteht aus fünf Schritten:

  1. die Aufgabe schriftlich formulieren
  2. den Kurzzeitwecker auf 25 Minuten stellen
  3. die Aufgabe bearbeiten, bis der Wecker klingelt; mit einem X markieren
  4. kurze Pause machen (5 Minuten)
  5. nach jeweils vier pomodori eine längere Pause machen (15–20 Minuten)

Es existieren unzählige Handy-Apps und auch Browser-Erweiterungen, die so eine Funktionalität bieten.