Prinzipien des Zeitmanagements

Thema Progress:

Das Pareto-Prinzip

Das Paretoprinzip, benannt nach Vilfredo Pareto (1848–1923), auch 80-zu-20-Regel genannt, besagt, dass 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20 % der Ergebnisse erfordern mit 80 % des Gesamtaufwandes die quantitativ meiste Arbeit.

Ziel effektiven Zeitmanagements ist es, jene 20% der Aufgaben zu identifizieren, die für 80% unseres Arbeits-Erfolgs verantwortlich sind.

Ziel effektiven Zeitmanagements ist es also auch, Tätigkeiten und Projekte zu identifizieren, die keine 100% Zielerreichung benötigen. Natürlich wird es Aufgabenstellungen geben, wo 100% erforderlich sind. Das Prinzip lädt uns aber dazu ein, nachzudenken, welche Tätigkeiten den größten Hebel – den größten möglichen Effekt haben – und sich zu aller erst auf diese Tätigkeiten und Aufgaben zu fokussieren. Im Sinne begrenzt zur Verfügung stehender Arbeitszeit und begrenzt steuerbarer Aufmerksamkeit eine sinnvolle Einteilung.

Der Sägeblatt-Effekt

Die meisten Aufmerksamkeitsverluste entstehen beim Wechsel zwischen Tätigkeiten. Also dann, wenn wir unseren Fokus von einer Aufgabe auf eine andere Aufgabe verändern. Im Durchschnitt braucht das menschliche Gehirn ca. 20 min um vollständig auf eine Tätigkeit fokussiert sein zu können – sozusagen, um „eingearbeitet“ zu sein. Mit jeder Unterbrechung wird die Konzentration unterbrochen und dieser Zyklus beginnt von vorne.

Nicht immer kann man Unterbrechungen planen. Aber es lohnt sich, sich in der eigenen Planung damit auseinanderzusetzen, welche Arten von Unterbrechungen oder Benachrichtigungen wir in unserem Alltag zulassen möchten und welche wir vielleicht für geblockte Zeiträume von uns fernhalten können.

Konzentration im Tagesablauf

Unsere Konzentration schwankt nicht nur zwischen Unterbrechungen hin und her. Auch gibt es im Tagesverlauf Phasen mit höherer Energie und Phasen in denen uns weniger Energie zur Verfügung steht. Im Durchschnitt durchlaufen Menschen in ihrem Arbeitstag zwei besonders produktive Phasen. Eine mit dem Höhepunkt so gegen 10:00 vormittags und eine gegen späteren Nachmittag hin. Natürlich kann das von Mensch zu Mensch individuell verschieden ausfallen. Es lohnt sich, diese Phasen bei sich selbst zu beobachten. Mit dem Wissen über die eigenen Schwankungen im Energiehaushalt, kann man dann daran gehen, Aufgaben je nach Wichtigkeit in solchen Phasen hoher Energie und damit verbunden meist auch hoher Kreativität zu erledigen, oder aber zB Routine-Tätigkeiten absichtlich in Phasen mit geringerer Energie zu verschieben.